Wat je van tevoren moet regelen voor een succesvol muziekproject – of elk ander project

Dit zijn de 6 stappen:

1. Geef je project een identiteit
2. Schets het eindresultaat
3. Kies een doelgroep
4. Wees duidelijk over plaats en tijd
5. Leef je in de mogelijke blokkades en werkelijke voordelen in
6. Ga pas de wijde wereld in met je project als je stap 1 t/m 5 kunt communiceren

Hieronder volgt meer uitleg per stap:

1 – Geef je project een identiteit

Pas als je project een identiteit heeft, dan kunnen mensen er over spreken met elkaar. Zo krijg je ‘word of mouth’.

Stel je project daarom voor alsof het een mens is. Een project dat een mens is, heeft op z’n minst het volgende nodig:

• Een naam – zonder naam kan niemand over je project praten
• Een logo – dit is het gezicht van je project, het geeft herkenning
• Een look & feel – dit is de kledingstijl die je project heeft, het geeft identiteit (look & feel betekent alles wat je gevoelsmatig uitstraalt met hulp van vormgeving, typografie en fotografie)

2 - Schets het eindresultaat

Deze stap wordt het vaakst overgeslagen. Frustrerend: dan heb je een in potentie mooi idee dat teleurstellend resultaat behaalt. Laat dit jou niet gebeuren.

Wat is het probleem? Organisatoren communiceren de opdracht die voor hen ligt, gezien vanuit hun eigen perspectief. In plaats van hoe het eindplaatje eruit gaat zien.

Bijvoorbeeld ‘we zoeken mensen voor een projectkoor’. In plaats van ‘we gaan een rockuitvoering neerzetten waar de vonken vanaf spatten.’

Dus. Communiceer niet vanuit je eigen agenda, maar kijk door de ogen van potentiële deelnemers. Waar zouden zij enthousiast van worden? Zet hun voorstellingsvermogen aan. Schets het eindplaatje.

3 – Kies een doelgroep

Vanuit de gedachte ‘we willen niemand buiten sluiten’ kiezen veel organisatoren geen doelgroep. Lief. Maar toch gooi je je eigen glazen er mee in.

Mensen moeten altijd éérst iets van zichzelf herkennen om überhaupt geïnteresseerd te raken in jouw project. ‘Is dit voor mij?’ Dat is de nummer 1 vraag die wij ons allemaal onbewust stellen als we nieuws scannen.

Herken ik mijn eigen identiteit niet, dan raak ik niet getriggerd en gaat jouw boodschap aan me voorbij. Ook al zou ik misschien heel blij worden van deelname.

Kies je een doelgroep, dan wil dat dus niet zeggen dat je anderen buitensluit! Het gaat om die eerste trigger. Die is goud waard om je boodschap überhaupt binnen te krijgen. Anders is al je werk voor niets.

Dus. Wie wil je zéker aanspreken met jouw project?

En wat wil je met mensen die zeggen ‘ik pas niet in de doelgroep, maar mag ik toch meedoen?’. Kan vooraf maar helder zijn hè.

4 – Wees duidelijk over data, plaats en tijd

Iedereen heeft zijn eigen agenda. Deelname aan jouw project moet daar in passen. Dus kun je daar beter duidelijk over zijn aan de voorkant.

Deze duidelijkheid over data, plaats en tijd geeft stiekem nog een groot voordeel: mensen gaan zich automatisch voorstellen hoe het zou zijn als ze mee zouden doen aan jouw project. Dat is handig. Want dan weet je dat de boodschap is binnen gekomen. Los van of mensen zich daadwerkelijk inschrijven.

Wil je bijvoorbeeld een projectkoor oprichten, probeer deze zaken dan al vooraf te bepalen:

• Repetitiedag
• Aantal repetities
• Aanvangstijd repetities
• Locatie repetities
• Verwachting omtrent opkomst (bv ‘je mag 4 repetities missen’)
• Uitvoeringsdata
• Dagen dat er niet wordt gerepeteerd
• Repertoire (voor zover mogelijk, schets anders alvast de muziekstijl)
• Manier van instuderen (moeten mensen bv thuis repeteren?)
• Dirigent
• Deelnamekosten

“Ja, maar we weten nu nog helemaal niet of het project gaat slagen”, zul je misschien zeggen, “dit hoeven we toch nog niet allemaal te regelen? “ De kans dat het een groot succes wordt, neemt hard toe als jij laat zien hoe serieus je bent in je plannen. Dat geeft potentiële deelnemers vertrouwen in de goede afloop.

5 – Leef je in de mogelijke blokkades en werkelijke voordelen in

Voelen mensen zich begrepen, dan zijn ze eerder geneigd om de drempel naar je project te nemen. Bedenk daarom van tevoren welke blokkades mensen kunnen hebben om aan jouw project mee te doen. En benoem deze in je communicatie.

In de wervingsfolder omtrent het slagwerkproject Heuzes Slagwerk Talent lees je bijvoorbeeld een specifieke blokkade die mensen kan tegenhouden:

‘Moet ik eerst trommelen op een oefenpad of een plankje voordat ik een slagwerkinstrument bespeel?’

Het antwoord op deze vraag is nog eens niet zo belangrijk. Het gaat erom dat je deze mogelijke blokkade aanstipt in je communicatie. Zodat je voorkomt dat mensen dit zélf invullen met de gedachte ‘oh nee, dit project is niks voor mij, want dan moet ik oefenen op zo’n stom plankje.' Want dan ben je ze kwijt.

Ook is het handig om de voordelen van deelname te noemen. In de slagwerkfolder is bijvoorbeeld te lezen:

‘Zin in iets nieuws? Stap even uit je dagelijkse routine en maak muziek met anderen.’

Dus. Leef je in de potentiële deelnemer in. Wat zijn de blokkades en voordelen die direct oppoppen omtrent jouw project? Verwoord ze ook zoals jij het zelf zou zeggen. In spreektaal. Blijf weg van Chat GTP.

6 – Ga pas de wijde wereld in met je project als je stap 1 t/m 5 kunt communiceren

Niet eerder. Het gaat om de totaalindruk die je in één klap maakt.

De communicatiekanalen die je gebruikt, zijn ondergeschikt aan die inhoud die je communiceert. Kijk vooral naar je doelgroep. Welk social media kanaal is het meest populair? Is er een fysieke locatie waar ze vaak samenkomen? Welke media lezen ze? Maak daar dan specifieke berichten voor.

Een webpagina of website waar je alle info fatsoenlijk op kwijt kunt, is fijn. Kort is niet altijd beter. Het gaat erom dat je communiceert wat mensen nodig hebben om de drempel te nemen. En laat de inschrijfknop lekker opvallen.

Nog één ding. Over ChatGTP. Ik merk dat ik ChatGTP alleen maar inzet om mijn eigen onzekerheid weg te nemen, dus als ik zelf niet zeker weet of mijn idee gaat werken. Terwijl ik pas als een écht mens ga klinken als ik die onzekerheid omarm. Die echtheid is belangrijk in communicatie! Terwijl ChatGTP toch meestal met ronkend taalgebruik en holle frasen komt. Daar prikken mensen dwars doorheen. Beter niet gebruiken…